Cara Mudah Mengurutkan Data Dalam Excel
 |
| Gambar 1 : Menu Sort untuk mengurutkan data |
Pengantar Singkat
Mengurutkan data dalam Microsoft Excel (selanjutnya : excel) bukan merupakan hal yang spesial bagi seseorang, sebab excel merupakan aplikasi yang dikhususnya untuk mengolah nilai-nilai atau data. Jadi sudah tentu excel akan mampu mengurutkan sebuah data secara baik.
Pembahasan dan Aplikasi yang Digunakan
Pembahasan pada artikel ini menitik beratkan pada pengetahuan dalam menggunakan menu data > Sort (dalam kelompok ribbon Sort & Filter). Aplikasi yang digunakan dalam pembuatan artikel ini menggunakan Microsoft Excel versi 2010 (tentu bagi yang sudah terbiasa baca artikel di situs kami anda sudah tahu alasannya)
Menggunakan Menu Sort dalam Excel berguna untuk Mengurutkan
Letak Menu Sort Dalam Excel
Menu sort merupakan menu dalam excel yang terletak dalam ribbon Data dan terdapat pada kelompok sort & filter (lihat gambar 1 agar jelas). Sejatinya menu ini dapat diakses pula pada Ribbon Home yang terletak di kelompok Editing (pojok kanan sebelah kiri gambar teropong)
Cara Menggunakan Menu Sort
 |
| Gambar 2 : Membuat tabel yang akan diurutkan |
Sebelum memulai menggunakan menu ini sebaiknya kita siapkan terlebih dahulu tabel yang akan digunakan sebagai media pengurutan. Gambar 2 diatas merupakan contoh tabel sederhana yang kami buat agar pembaca memahami dasar kerja dari menu sort, sehingga hasil pemahaman pembaca dapat diterapkan pada tabel yang lebih besar lagi
Catatan : kami membuat dua macam tabel yang pertama seperti terdapat pada gambar 2 dan yang berikutnya seperti yang terdapat pada gambar 6 (bentuk tabel berbeda pada kepalanya saja tetapi isi tabel tetap sama)
Mengurutkan Data yang di Inginkan
 |
| Gambar 3 : Proses mengurutkan data |
Setelah pembaca selesai membuat tabel pembaca dapat mengurutkan data dengan cara melakukan seleksi area yang akan diurutkan dalam contoh. Kami menggunakan seleksi pada area (range) A2 hingga F4 (A2:F4)
Setelah dilakukan pemilihan langkah selanjutnya adalah memilih menu sort. Pembaca dapat membuka menu sort melalui Ribbon Data > Sort (Lihat gambar 1) atau pada pojok kanan atas dengan memilih Sort & Filter kemudian klik pada Custom Sort...
 |
| Gambar 4 : Kotak dialog menu sort |
Setelah kotak dialog terbuka maka akan muncul kotak seperti gambar 4 yang menampilkan fungsi dari menu sort atau menu yang digunakan untuk mengurutkan data.
Secara garis besar menu tersebut mengurutkan dua macam pengurutan yaitu (1) pengurutan secara Ascending (dari terkecil ke terbesar) atau (2) secara Discending (dari terbesar ke terkecil)
Penjelasan Kotak Dialog Menu Pengurutan Data
Menu colom
Perhatikan lingkaran merah pada gambar 4 (pojok kanan atas). Apabila pilihan tersebut dicentrang maka secara otomatis pada Baris 1 akan menjadi kepala tabel dan akan dimunculkan namanya pada nama colom. Namun, Jika tidak dipilih seperti gambar 7 maka nama kolom akan berubah menjadi colom A, B, C, dan seterusnya sesuai area pilihan.
Menu Sort On
Menu sort on atau urutkan berdasarkan, tetapkan saja masih pada pilihan value atau nilai. Jadi data akan diurutkan berdasarkan nilainya. Pilihan lain dalam menu Sort On adalah Cell Color berguna untuk mengurutkan sebuah data berdasarkan warna sel lembar kerja, Font Color berguna mengurutkan berdarkan warna huruf, dan Cell Icon digunakan untuk mengurutkan sel berdarkan bentuk iconnya.
Menu Order
Merupakan menu yang berguna untuk memberikan perintah pengurutan pada data, pilihan yang terdapat pada menu Order ada dua yaitu :
- Data yang berupa Huruf akan diurutkan dari A ke Z atau sebaliknya (Z ke A), sesuai keinginan pembaca
- Data yang berupa Angka akan diurutkan dari yang terkecil ke yang terbesar atau dari yang terbesar ke yang terkecil, sesuai kebutuhan pembaca.
Setelah selesai kemudian Klik OK untuk mengakhiri perintah. Contoh : Pada gambar 4, kami mengurutkan data berdasarkan nama dan diurutkan mulai dari A hingga Z. Di Bawah ini adalah hasil pengurutan data berupa nama.
 |
| Gambar 5 : Hasil Pengurutan data pada gambar 4 |
Tambahan Penjelasan
Jika pembaca sudah membuat tabel tidak seperti gambar 2, dengan posisi tabel berada ditengah atau pada baris 1nya sudah tersisi oleh perintah lain maka pembaca masih dapat melakukan pengurutan dengan menggunakan teknik seperti dibawah ini :
Jika pembaca akan mengurutkan data yang terdapat ditengah lembar kerja maka saat menggunakan menu sort pembaca perlu menghilangkan tanda chacklist pada pilihan My data has headers
 |
| Gambar 6 : Contoh data yang dimulai dari baris 3 |
Contoh gambar 6 akan kita urutkan berdasarkan jumlah perolehan nilai terendah, Sehingga setelah selesai membuat tabel kita memanggil kotak dialog menu sort kemudian hilangkan tanda centang pada pojok kanan atas (lihat gambar 7)
 |
| Gambar 7 : Perhatikan lingkaran merah pada gambar |
Perhatikan pada menu colom, karena menghilangkan tanda chack list atau centrang pada pernyataan di pojok kanan atas, maka nama kolom tidak serupa dengan yang ditabel lagi melainkan berubah menjadi colom A, B, C dan seterusnya.
Perlu diperhatikan juga adalah pada menu order. Saat kolom yang dipilih merupakan kolom yang berisikan Angka maka order akan berubah menjadi Smallest to Largest (berbeda saat mengurutkan nama yaitu dari A-Z)
Karena pada contoh pengurutannya berdasarkan dari yang kecil ke yang besar maka kami tekan Ok saja setelah memilih kolom F yang merupakan kolom dari jumlah nilai, untuk hasil pengolahan saya kira pembaca sudah tahu dan kami tidak perlu mempublikasikan-nya.
Kesimpulan
Microsoft excel merupakan sebuah program pengolahan data yang mampu melakukan manajemen data dengan baik. Kita tidak perlu repot mengurutkan data yang berupa nilai (angka) atau kata (huruf). Melalui menu soft data yang berantakan dapat diurutkan secara ascending maupun secara discending.
Semoga membantu dan bermanfaat.
